Cómo diseñé una solución para que importadores de frutas puedan reducir sus gastos operacionales y asegurar el volumen de la mercancía.
Lectura: 5 min
Esta solución reduce hasta un 40% los gastos en viajes operacionales para importaciones, minimiza la incertidumbre del proceso en el tiempo y anticipa al importador eventos climáticos.
ROL
OBJETIVOS DEL NEGOCIO
Diseñar una webapp que ayude a proveedores importar grandes volúmenes de frutas y monitorear sus compras en el tiempo hasta su entrega.
2 meses para una primera versión del producto.
Entregables. Prototipo de alta fidelidad
Partes interesadas. Stakeholders, Dev team, Customer Support.
PROBLEMA
Importar grandes cantidades de frutas desde Latinoamérica a Sudáfrica.
En el mercado de las importaciones agrícolas, el proceso de compra es un poco más complejo que una compra por cualquier app, requiere de un seguimiento permanente desde su negociación, donde se acuerdan volúmenes y precios, hasta el monitoreo del estado del cultivo y cosecha, todo dentro de un periodo entre 6 y 8 meses.
Durante varios meses el producto cambia, el clima afecta la calidad y esta información no siempre está disponible. El resultado; pérdidas económicas, frutas con baja calidad y decisiones de compra basadas en suposiciones y estimaciones muy generales.
INVESTIGACIÓN
Todo el equipo en una sola dirección.
Para mejores resultados sin nichos, lideré reuniones para entender el problema y compartir la información hallada. Gracias al equipo de desarrollo y una estructura ordenada en 2 reuniones semanales identificamos los 6 factores clave que en todo el proceso necesitan monitorear. Todo lo gestionado por un agente, desde el contacto inicial, compra y seguimiento, es a través de herramientas básicas como: páginas web de clima, Whatsapp, llamadas y viajes internacionales a los campos de proveedores.
Lideré un plan de investigación para identificar al usuario y sus necesidades.
Tipo: Entrevista de usuario no moderada.
Lugar: Remoto, Sudáfrica y Chile en sus oficinas de trabajo.
Duración: 30 min.
Fecha: 10 y 11 de abril de 2024.
Participantes: Trabajadores en organizaciones importadoras de compra de frutas en el extranjero. Tienen alguna profesión o carrera relacionada a finanzas. 2 hombres y 2 mujeres. Edades entre 20 y 70 años. 1 persona con alguna discapacidad visual o que le dificulte el uso al menos un tipo de dispositivo de pantalla.
Aprendimos del usuario con herramientas de investigación UX.
Para saber qué ocurre en un contexto más general, armé un guión para entrevistas junto a PM y Stakeholders. Organicé reuniones con el equipo y los potenciales clientes importadores. Los hallazgos fueron claves y pudimos entender de los siguientes factores un mapa de empatía destacando sus puntos de dolor.
Imagen 1. 6 factores que complementan el éxito en las importaciones que un agente debe sortear en el proceso completo de adquisición.
Desconfianzas por todas partes.
Existen proveedores que ocultan información del estado de los cultivos. De hecho, en Perú, en el 2022 un evento climático asociado al fenómeno El Niño provocó que todas las cosechas quedaran inundadas y las pérdidas en volúmenes entregados fueron reducidas a la mitad. Compras de 35 t con entregas de 15 t, un daño directo al negocio.
Comprar toneladas de mangos y paltas en su etapa de cultivo.
En el mercado, importar frutas exige anticiparse: conocer el estado fenológico temprano de los frutos, las condiciones de los campos y posibles amenazas como plagas, hongos o eventos climáticos que pudieran afectar su maduración y calidad.
Viajes internacionales de agentes.
Cada agente realiza alrededor de 4 viajes internacionales por año desde Johannesburgo a Río de Janeiro Brasil y Lima Perú, un total anual de USD 3000 entre viajes, traslados y estadía. Estas visitas son gestionadas entre agentes y jefes de venta de proveedores, el fin es verificar el estado del cultivo, su etapa de maduración y revisar cualquier otro inconveniente que pudiera afectar el futuro de la carga.
QUIÉN
Ana, una agente de compra, necesita gestionar la importación de frutas, conocer sobre la carga, su estado y reducir los factores de riesgo que puedan afectar el volumen esperado y la calidad de la fruta.
Carlos, agente de compras, necesita antes de negociar, conocer el estado del cultivo en su primera etapa fenológica, hacer estimaciones y mantener el seguimiento de la compra hasta la entrega.
IDEACIÓN
Muchas ideas. Todas las áreas.
Agendé varias reuniones para extender la información a todo el equipo, con esto, pudimos resultar de muchas ideas que atacan a los puntos de dolor de un usuario tipo agente. Nos quedamos con una síntesis más general y de primera prueba, a partir de los recursos disponibles.
Imagen 2. El equipo de desarrollo, agronomía y diseño centrados en atajar la incertidumbre y observación de la negociación y seguimiento de la carga.
Del diseño al código.
Se diseña a partir de los datos revelados un diagrama de entidad-relación que permita darle sentido y escalabilidad al proyecto considerando que el sistema debe cumplir lo siguiente:
Crear proveedores con información detallada.
Dentro de cada proveedor o supplier, adjuntar la ubicación geográfica para acceder al clima de la región.
Alertas que signifiquen eventos climáticos en tiempo real del lugar.
El tipo de cultivo de cada proveedor.
Datos climáticos relacionados al tipo de cultivo.
Imagen 3. Diagrama Entidad-Relación Supplier y Traders.
SOLUCIÓN
Diseñé Global Climate Monitor, un dashboard web para importadores de frutas internacionales.
Este resultado ofrece herramientas para la agilización del proceso de compra y seguimiento. Entrega un mapa interactivo con regiones y proveedores, el usuario podrá identificar mediante labels la etapa de la fruta para cada proveedor. Alertas automáticas por cambios climáticos y una ficha del proveedor con información relevante.
Permite crear nuevos proveedores de forma rápida y sencilla, en un solo lugar. Optimiza la gestión de compras y mantiene el contenido en orden.
Diseñé esta solución pensada en entregar información climática contextual de lo que necesita el usuario en la región determinada.
Usuarios podrán crear y modificar las regiones y proveedores que gestionan en el negocio.
Alertas, una medida importante. El producto permite recibir notificaciones climáticas de la región que negocia.
RESULTADOS
Diseñé no solo una interfaz, sino una capa de confianza entre traders y suppliers.
40% en costos operacionales
Se redujo la necesidad de viajes internacionales presenciales pasando de 4 a 2 por año, gracias a un mejor control con datos climáticos sobre el estado fenológico proyectado, esto mejora considerablemente la toma de decisiones en el periodo de tiempo.
85% SUS Score
Aumento de la confianza, usabilidad y recomendación del producto, se demuestra que la solución es aceptada por usuarios importadores.
70% de reducción de la incertidumbre
Testeamos con usuarios finales, indicando que sienten una mayor confianza y control de las distintas operaciones de compra y seguimiento del producto.
50% menos de llamadas a proveedores
Redujimos el "salto de fe", ahora los datos climáticos y cualquier evento climático no requiere de contactar al proveedor constantemente para verificar cambios y observaciones.
9 de cada 10 usuarios
Tomarían decisiones distintas antes de negociar con esta solución según el feedback obtenido.